アーカイブ機能を活用してGoogleアプリを使いやすく

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アーカイブ機能でアプリを使いやすく

GmailやGoogleフォトなど、Googleのアプリを使っていると「アーカイブ」という機能がよく出てきます。

日常生活であまり使う言葉ではなのでいまいちイメージしづらい単語かもしれませんが、簡単に言うと「別の場所にまとめて保存する」機能のことです。

Googleアプリではこのアーカイブ機能を上手く利用することで、アプリの利便性が高くなります。

今回はアーカイブ機能の基本的な使い方、有名どころのGoogleアプリでのアーカイブ操作を紹介します。

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片っ端からアーカイブする

Googleアプリのアーカイブ機能は、必要なファイル(メール、画像、メモなど)は必要なときだけ呼び出して普段は見えない場所で保管しておくという考え方です。

緊急性の高いものや重要なもの以外はすべてアーカイブをすることで、アプリを起動したときのトップ画面には重要なものだけが残ります。

メモ帳

アプリのトップ画面には重要なもの、急ぎの確認が必要なものだけを残すことで視認性を高く見やすくし、アーカイブした以前ファイルを使うときは検索機能などを使って呼び出します。

アプリのトップ画面が見やすくなることで、確認が必要な新着メールや重要なメモなどを見落とす可能性も減り、アプリがぐっと使いやすくなります。

Googleアプリでアーカイブしたファイルは後からいつでも確認できるので、一度でも確認したファイルはすべてアーカイブする使い方が便利です。

Gmailの受信トレイは空に

Gmailでは読み終わったメールはすべて基本アーカイブすることで、トップ画面の受信トレイには新着メールと重要度の高いメールのみ残しておく使い方がおすすめです。

過去のメールをもう一度確認したいときはキーワードで検索するか、読み終わったときにスター(星マーク)をつけておくと後から呼び出しやすくなります。

Gmailのアーカイブ方法

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Google フォトのトップ画面を整理

Google フォトも画像ファイルをアーカイブすることで、トップ画面に表示させる写真を整理することができます。

写真を整理することで、アルバムの作成や写真の共有などの作業などもやりやすくなります。

Googleフォトのアーカイブ手順

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アーカイブした写真の呼び出し

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重要なメモを埋もれさせない

定番のメモアプリGoogle Keepにもアーカイブ機能があり、メモの数が増えてもスッキリ見やすく管理できます。

さらにピン止め機能などを併せて利用することで、重要なメモが埋もれて見落としてしまうような失敗を防げます。

Google Keepのアーカイブ手順

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Googleはアプリでも検索

Googleアプリのアーカイブ機能は、必要なものは検索して呼び出すというGoogleらしい思想が表れた機能でもあります。

とりあえず使ったファイルは一旦アーカイブしておくだけでも、アプリがスッキリ見やすく使いやすくなるのでぜひ試してみてください。

またアーカイブするときにスター(星マーク)やラベルを付けてやると、後から探すときの検索のしやすさ(見つけ出しやすさ)に繋るのでおすすめです。

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