Googleカレンダーで出欠確認メールを送る

壁掛けカレンダー

Googleカレンダーで出欠確認

スケジュール管理の定番アプリケーションとしてGoogleカレンダーがあります。

PC、スマートフォンなど機器を問わず利用でき、スケジュールの事前通知や他の人と自分の予定を共有することもできる利便性の高いアプリです。

Googleカレンダーの機能のひとつに、作成したスケジュールに対する出欠確認のメールを送る機能があります。

連絡先などから指定したメールアドレスへ一括で出欠確認メールを送ることができ、ミーティングの確認や飲み会の幹事などにも便利に使えます。

今回はスマートフォンのGoogleカレンダーアプリを使ってスケージュールを作成し、出欠確認メールを送る手順を紹介します。

※以下の手順はAndroid 9で動作の確認をしています。

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スケージュール(予定)の作成

まずはGoogleカレンダーのアプリでスケージュール(予定)の作成を行います。

スケジュールの新規追加

  1. Googleカレンダーアプリを起動するとスケージュール一覧画面が表示(現在の日付が選択された状態)
  2. 上部の月の部分をタップして一か月カレンダーを表示
  3. スケージュール(予定)を作成する日をタップ(タップした日付が選択された状態)
  4. 右下の「+マーク」をタップ->「予定」タップ ※もしくは日付を2回タップ

上記の手順で選択した日のスケージュールの作成画面になります。

Googleカレンダーのスケジュール追加手順

Googleカレンダーをアイコン(ショートカット)からではなく、ウィジェット機能(一か月表示)から起動する方法があります。

一か月表示のウィジェットをホーム画面に設置しておくと、日付を選択した状態でアプリを起動することができます。(※上記の手順2と3が不要になる)

スケジュール作成時の手順を簡略化できるのでお勧めです。

ウィジェットの設置方法などは本ブログの下記記事でも紹介しているので、良かったら参考にしてください。

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スケジュール作成画面からメールを送る

上記の手順を実行するとスケジュールの作成画面になるので、わかりやすいように「タイトル」と「時間」の設定をします。

他の項目は必要に応じて任意で入力してください。

ユーザーを追加する

作成するスケージュールの出欠確認のメールを送るときは「ユーザーを追加」タップしてメールを送る相手を選択。

検索ボックスに名前やキーワードを入力すると、スマートフォンに登録している連絡先が表示されます。

送信相手の入力が終わったら、最後に「完了」をタップします。

※すでに作成済のスケジュールでも、編集からユーザーの追加が行えます。

出欠確認メールを送る手順

最終確認をしてメールを送信する

最後に作成したスケジュールをもう一度確認して問題なければ「保存」をタップ。

スケジュールに他のユーザーを追加している場合、メールの送信確認が表示されます。

送信確認のポップアップで「通知」をタップすると、追加したユーザーに出欠確認のメールが送信されます。

送信されるメールには出欠の返信欄が設置されており、相手はワンタップで出欠の返信を送ることができます。

出欠確認メールの送信とメールの内容

Googleカレンダーを使うメリット

出欠確認にGoogleカレンダーを利用することで、以下の利点があります。

  • PC、スマートフォンなどデバイス(機器)を問わず連絡が送れる
  • SNSのように相手がそのアプリをインストールする必要がない
  • 自動的に出欠確認のメールが作成されるので、手間が大きく省ける
  • 相手もワンタップ(クリック)で出欠の返信が行える
  • 受け取った人がGoogleカレンダーを利用していれば、その人のGoogleカレンダーに直接スケジュールが追加される

仕事のミーティング調整や飲み会の幹事などの際に、ぜひ活用してみてください。

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