Googleカレンダーで出欠確認メールを送る

壁掛けカレンダー

Googleカレンダーで出欠確認

スケジュール管理の定番アプリケーションとしてGoogleカレンダーがあります。

PCやスマートフォンなど複数の機器からスケジュールの参照や共有ができ、Googleアカウントだけで利用できる使い勝手のいいアプリです。

Googleカレンダーでは自分が作成したスケジュールに対してメンバーを追加する機能があり、出欠確認のメールを送ることができます。

作成したスケジュール情報のなかで返信(参加の可否)も一覧表示されるので、ミーティングやイベントの参加確認などに便利です。

この記事ではスマートフォンのGoogleカレンダーアプリを使ってスケージュールを作成し、出欠確認メールを送るまでの手順を紹介します。

関連記事

Googleカレンダーのスマホでの使い方 Googleが提供するスケジュール管理アプリで「Googleカレンダー」というアプリがありま...

スケージュール(予定)の作成

まずGoogleカレンダーのアプリでスケージュール(予定)の作成を行います。

アプリを起動したときのスケジュール表示画面(初期設定)から新規で予定を作成するときの手順は次のとおりです。

  1. 画面上部の月の部分をタップして一か月カレンダーを表示
  2. スケージュール(予定)を作成する日をタップ(日付が選択された状態)
  3. 右下の「+マーク」をタップ->「予定」タップ

Googleカレンダーのスケジュール作成手順

ウィジェットから追加

Googleカレンダーにはウィジェット機能があり、ホーム画面に一か月カレンダーを設置することができます。

設置したウィジェットから直接スケジュールを追加することが可能で、スケジュール作成時の手順を簡略化できるのでお勧めです。

ただ一か月カレンダーのウィジェットはサイズが大きいので、設置する場合はカレンダー用にホーム画面を追加してください。

ウィジェットの追加手順

カレンダーウィジェットの追加手順

スケジュール作成画面からメールを送る

スケジュールには分かりやすいように「タイトル」と「時間」を設定しておきます。他の項目は必要に応じて任意で入力してください。

作成したスケジュールで出欠確認を行う場合は、スケジュールに参加者のメールアドレスを追加していきます。

ユーザーを追加する

スケージュールの詳細画面には「ユーザーを追加」の項目があるのでタップ。

項目をタップすると検索画面に移動するので、ユーザーの名前・キーワード・メールアドレスの頭文字などを入力して対象のユーザーを追加していきます。

すべての参加者を追加し終わったら最後に「完了」をタップします。

※すでに作成済のスケジュールでも、後から編集でユーザーの追加が可能です

出欠確認メールを送る手順

最終確認をしてメールを送信する

最後に作成したスケジュールをもう一度確認して問題なければ「保存」をタップ。

スケジュールに他のユーザーを追加している場合、メールの送信確認が表示されます。

送信確認のポップアップで「通知」をタップすると、追加したユーザーへ自動的に出欠確認のメールが送信されます。

送信されるメールには出欠の返信欄が設置されており、相手はワンタップで出欠の返信を送ることができます。

出欠確認メールの送信とメールの内容

Googleカレンダーを使うメリット

出欠確認にGoogleカレンダーを利用することで次のような利点があります。

  • Googleカレンダーに作成したスケジュールの中で参加可否が確認できる
  • 自動で出欠確認のメールが作成・送信されるので、管理者・幹事の手間が省ける
  • 相手も簡単に出欠の返信が行える
  • 参加者もGoogleカレンダーを利用していれば、その人のGoogleカレンダーに直接スケジュールが追加される

ただし相手がGoogleアカウントを利用していない(Gmailアドレス以外)場合、参加可否などが反映できないので注意してください。

関連記事

スマートフォンを使ってGoogleアカウント管理画面から無料ストレージの空き容量を確認する手順。設定メニュー、ブラウザからアカウント管理画面へのアクセス。無料ストレージの利用状況の確認画面の出し方。
関連コンテンツユニット



スポンサーリンク
新規アドセンス20190329
新規アドセンス20190329

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

スポンサーリンク
新規アドセンス20190329