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Googleカレンダーで出欠確認
スケジュール管理の定番アプリケーションとしてGoogleカレンダーがあります。
PCやスマートフォンなど複数の機器からスケジュールの参照や共有ができ、Googleアカウントだけで利用できる使い勝手のいいアプリです。
Googleカレンダーでは自分が作成したスケジュールに対してメンバーを追加する機能があり、出欠確認のメールを送ることができます。
作成したスケジュール情報のなかで返信（参加の可否）も一覧表示されるので、ミーティングやイベントの参加確認などに便利です。
この記事ではスマートフォンのGoogleカレンダーアプリを使ってスケージュールを作成し、出欠確認メールを送るまでの手順を紹介します。
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スケージュール（予定）の作成
まずGoogleカレンダーのアプリでスケージュール（予定）の作成を行います。
アプリを起動したときのスケジュール表示画面（初期設定）から新規で予定を作成するときの手順は次のとおりです。
- 画面上部の月の部分をタップして一か月カレンダーを表示
- スケージュール（予定）を作成する日をタップ（日付が選択された状態）
- 右下の「＋マーク」をタップ->「予定」タップ
ウィジェットから追加
Googleカレンダーにはウィジェット機能があり、ホーム画面に一か月カレンダーを設置することができます。
設置したウィジェットから直接スケジュールを追加することが可能で、スケジュール作成時の手順を簡略化できるのでお勧めです。
ただ一か月カレンダーのウィジェットはサイズが大きいので、設置する場合はカレンダー用にホーム画面を追加してください。
ウィジェットの追加手順
スケジュール作成画面からメールを送る
スケジュールには分かりやすいように「タイトル」と「時間」を設定しておきます。他の項目は必要に応じて任意で入力してください。
作成したスケジュールで出欠確認を行う場合は、スケジュールに参加者のメールアドレスを追加していきます。
ユーザーを追加する
スケージュールの詳細画面には「ユーザーを追加」の項目があるのでタップ。
項目をタップすると検索画面に移動するので、ユーザーの名前・キーワード・メールアドレスの頭文字などを入力して対象のユーザーを追加していきます。
すべての参加者を追加し終わったら最後に「完了」をタップします。
※すでに作成済のスケジュールでも、後から編集でユーザーの追加が可能です
最終確認をしてメールを送信する
最後に作成したスケジュールをもう一度確認して問題なければ「保存」をタップ。
スケジュールに他のユーザーを追加している場合、メールの送信確認が表示されます。
送信確認のポップアップで「通知」をタップすると、追加したユーザーへ自動的に出欠確認のメールが送信されます。
送信されるメールには出欠の返信欄が設置されており、相手はワンタップで出欠の返信を送ることができます。
Googleカレンダーを使うメリット
出欠確認にGoogleカレンダーを利用することで次のような利点があります。
- Googleカレンダーに作成したスケジュールの中で参加可否が確認できる
- 自動で出欠確認のメールが作成・送信されるので、管理者・幹事の手間が省ける
- 相手も簡単に出欠の返信が行える
- 参加者もGoogleカレンダーを利用していれば、その人のGoogleカレンダーに直接スケジュールが追加される
ただし相手がGoogleアカウントを利用していない（Gmailアドレス以外）場合、参加可否などが反映できないので注意してください。
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